Come impostare le Fatture Ricorrenti automatiche
Se hai contratti che prevedono attività continuative, per i quali invii ai tuoi clienti fatture periodiche tutte uguali tra di loro, puoi utilizzare la funzionalità di B2BEASY che ti consente di impostare una qualsiasi fattura come ricorrente.
Impostando una fattura come ricorrente dirai a B2BEASY ogni quanto tempo dovrà creare la stessa fattura e presentartela tra le fatture da inviare. In pratica, alle scadenze che hai fissato, B2BEASY creerà per te tutte le fatture ricorrenti che hai impostato.
Vediamo come fare per impostare una fattura come ricorrente e come gestire eventuali modifiche, pause o cancellazioni delle fatture ricorrenti non ancora emesse.
Impostare una fattura ricorrente
Ogni volta che invii una fattura ad un cliente, B2BEASY ti fa la domanda: Vuoi impostare questa fattura come ricorrente?
Facendo click sul pulsante RENDI RICORRENTE, puoi impostare la periodicità di fatturazione e impostare la data di fine delle fatture ricorrenti. Ad esempio, puoi impostare una fattura ricorrente mensile in modo che venga creata il 7 di ogni mese fino al 7 marzo 2023 (vedi figura), oppure una fattura ricorrente semestrale in modo che venga creata il 30 giugno e il 30 dicembre e così via .
Puoi anche impostare come ricorrente una qualsiasi tra le fatture che hai già inviato facendo click sul pulsante azione corrispondente (vedi figura sotto) che aprirà la finestra di configurazione della periodicità.
Gestire le fatture ricorrenti
Puoi trovare le fatture ricorrenti che B2BEASY crea automaticamente nella pagina di gestione delle fatture ricorrenti e nella pagina della lista fatture.
Nella pagina lista fatture le fatture ricorrenti create da B2BEASY sono identificabili dal fatto che il pulsante ricorrenza è acceso e di colore arancione, il pulsante invio rapido è abilitato e alla fattura non è ancora attribuito un numero progressivo. Per inviare la fattura fai click sul pulsante registrazione rapida; se prima dell’invio vuoi controllare la fattura prodotta automaticamente, fai click sul pulsante modifica e segui la normale procedura di creazione di una fattura.
Facendo click sul pulsante ricorrenza di ogni fattura ricorrente, puoi modificare la periodicità e le altre impostazioni della fatturazione ricorrente. Puoi anche aggiungere manualmente una nuova ricorrenza facendo click su AGGIUNGI DATA e scegliendo la data nella quale vuoi inviare la fattura ricorrente. Questa nuova ricorrenza andrà ad aggiungersi alle altre già pianificate.
Per eliminare una fattura pianificata fai click sul pulsante cestino accanto alla data da cancellare, per modificare la data fai click sul pulsante modifica
Nella pagina gestione delle fatture ricorrenti, invece, puoi vedere tutte le fatture passate e future, inviare quelle non ancora inviate, cancellare o mettere in pausa gli invii futuri. Puoi fare queste azioni utilizzando gli appositi pulsanti che trovi su ogni riga della lista (vedi figura).
Perché B2BEASY non invia automaticamente le fatture ricorrenti?
La ragione principale risiede nel fatto che vogliamo darti il pieno controllo dei tuoi documenti contabili e la possibilità di effettuare controlli e piccole modifiche alla fatture come, ad esempio, l’aggiunta di un rimborso spese. Lo scopo principale di questa funzionalità, infatti, non è l’invio automatico della fattura, ma quello di sollevarti da una attività inutile (digitare nuovamente tutti i dati) e darti un modo per non dimenticare o ritardare l’invio delle tue fatture ai clienti abituali avendo una visibilità di tutto quanto dovrai fatturare in maniera ricorrente.