Come utilizzare le impostazioni del portale
E' possibile accedere alla pagina delle Impostazioni selezionando il logo posto lungo il margine superiore destro della pagina.
Come impostare i dati azienda
Entrando nella sezione Dati Ditta l’Utente può impostare tutti i dati corretti relativi alla propria azienda che andranno a implementare in fattura elettronica correttamente i campi relativi al Cedente Prestatore.
In questa sezione è possibile caricare anche il logo della propria azienda che verrà riportato nelle copie di cortesia PDF della fattura da inoltrare al cliente.
In base alla selezione della forma giuridica, verranno mostrati i campi aggiuntivi specifici della tipologia aziendale scelta da implementare facoltativamente. Nel caso di Professionista, a esempio, l’Utente potrà indicare il proprio Titolo onorifico, il Numero di telefono cellulare, Nome, Cognome.
Come impostare i dati della contabilità
La sezione dedicata ai dati contabili è essenziale per l’impostazione automatica dei campi corretti e ai calcoli automatici di Bolli e aliquota IVA utilizzata di default per la fatturazione. La sezione viene raggiunta selezionando la pagina Impostazione Contabilità della sezione Impostazioni.
La sezione Ritenute permette di impostare gli automatismi per il calcolo in fattura di Ritenute, Enasarco, Casse ed eventuali ritenute aggiuntive. tutte le nuove impostazioni vanno salvate con il tasto Salva posto lungo il margine inferiore centrale della pagina.
Come impostare le opzioni della fatturazione elettronica
La sezione delle Impostazioni Fatturazione elettronica serve a impostare alcune funzionalità specifiche del portale B2BEASY.
Selezionando la spunta della voce Spedisci XML caricati è possibile procedere con l’invio di una fattura XMl creata con un altro gestionale.
La spunta Registrazione Fattura modalità semplificata permette di velocizzare la fase di creazione e invio della fattura, saltando la visione della pagina delle impostazioni di Ritenute, Casse e Bolli.
La selezione della voce Creazione automatica Autofatture permette di impostare l’automatismo per la creazione automatica di autofatture in caso di ricezione di fatture di Reverse Charge interno (TD16).
La pagina permette anche di impostare i propri dati per l’accesso al proprio cassetto fiscale per procedere alla Sincronizzazione dei documenti fiscali, scaricandoli in tempo reale sul proprio portale B2BEASY. In caso di documenti assenti nel portale, ma presenti sul proprio cassetto fiscale, il sistema procederà a indicarli nella pagina e li importerà in automatico nella pagina Interscambio del menù principale “Archivio Documentale“.
ATTENZIONE!!! Per ottimizzare le attività del Portale, le attività di sincronizzazione dei dati vengono eseguite in automatico esclusivamente nelle prime ore del mattino. Una volta effettuata l’impostazione è necessario aspettare la mattina del giorno seguente per poter consultare il documenti aggiornati.
Come impostare le Banche e le altre forme di pagamento
La sezione delle Impostazioni dedicata alle impostazioni delle Banche e delle altre forme di pagamento è essenziale per alimentare la sezione dello Scadenzario.
Selezionando il tasto Aggiungi all’interno della sezione banche e altre forme di pagamento l’Utente potrà inserire la forma di pagamento che desidera aggiungere.
Scegliendo la voce Aggiungi un metodo di pagamento manualmente si potrà procedere alla scelta della tipologia di pagamento da inserire compilando i campi richiesti.
ATTENZIONE!!! Tra le forme di pagamento è obbigatorio l’inserimento di almeno una Banca.
Per impostare gli automatismi per l’alimentazione automatica dello Scadenzario è necessario Selezionare la voce Collega la tua banca per riconciliare incassi e pagamenti e seguire le indicazioni per la registrazione. Consulta anche a pagina Come attivare la funzione automatica di riconciliazione bancaria Incassi e Pagamenti.
Come creare e gestire i sezionali
La sezione delle Impostazioni Sezionali ha la funzione di creare e impostare i sezionali di fatturazione e assegnarli alle tipologie documentali in modo da trovarli compilati in automatico in fase di creazione del documento.
Per creare un nuovo sezionale l’Utente dovrà selezionare il tasto Nuovo sezionale.
L’utente potrà così indicare il nome da assegnare al sezionale, il codice da mostrare sul documento, potrà scegliere se validare il sezionale per la spedizione di documenti elettronici e in caso di autofattura, scegliere il tipo documento secifico al quale assegnarlo.
Per apportare le modifiche o eliminare il sezionale, l’Utente potrà selezionare i tasti corrispondenti posti nella tabella dei sezionali.
Come impostare e trasmettere ai clienti l’informativa privacy
Per impostare la propria politica Privacy e mostrarla ai Clienti è necessario accedere alla sezione Privacy della voce del menù Impostazioni. Per allegare il documento è selezionare il tasto di caricamento del file PDF nello spazio denominato Politica Privacy.
Il tasto denominato Mostra il registro dello spazio denominato Registro Privacy mostrerà l’elenco dei Clienti che hanno preso visione del documento.
Come impostare le tipologie di documenti da visionare nel menù E-Commerce
Per i clienti B2BEASY Premium Plus è possibile selezionare le sezioni documentali da creare all’interno della voce di menù Vendite.
Entrando nella sezione E-Commerce all’interno del menù Impostazioni, è possibile selezionare la spunta accanto alle tipologie Preventivi, Ordini, DDT, Fatture e, salvando le scelte effettuate, personalizzare il proprio menù.
Come gestire le impostazioni degli Esercenti
Solo per i clienti Fuel è possibile accedere alla sezione Esercenti del menù principale Impostazioni alla gestione della fatturazione fine mese per i clienti delle pompe di benzina e la gestione degli utenti dei punti vendita.
Selezionando il tasto “Gestione fatturazione fine mese” sarà possibile scegliere i Clienti già inseriti in “Fatture” sui quali attivare il servizio di fatturazione fine mese.
Per i Clienti selezionati, al momento dell’erogazione del servizio, sarà possibile rilasciare un “Documento di Consegna” che potrà essere trasformato insieme agli altri del mese in fase di fatturazione, selezionando direttamente il tasto di registrazione rapida nella pagina menù principale “Fatture“.
La pagina permette anche di scaricare il QRCODE e le istruzioni per l’attivazione di B2BEASY Scheda Carburante selezionando i tasti Genera QR code e Istruzioni complete.
Per gestire differenti punti vendita e assegnarli ad altri utenti è necessario selezionare il tasto Gestione utenti punti vendita e creare un nuovo utente (username e password). Ad ogni utente creato potrà essere assegnato un unico sezionale per la creazione di fatture elettroniche e documenti inerenti unicamente al punto vendita.